Por debajo del radar –Los gastos extraoficiales en viajes impactan el presupuesto

En muchas empresas, los gastos relacionados con los desplazamientos representan un porcentaje significativo de los gastos totales. Esto hace que su captura y gestión sean cruciales para las operaciones y el éxito empresarial.

Pero, ¿qué ocurre cuando el gasto se realiza fuera de los canales oficiales? ¿Y cómo pueden las empresas asegurarse de que están controlando todos los gastoscuando estos quedan almacenados en distintos sistemas de forma diferente y muchas veces se superponen o entran en conflicto?

Bajo el nombre de CWT Travel Consolidator, esta solución es la mejor manera para que los gestores de viajes obtengan información de las reservas realizadas fuera del canal oficial, con el detalle de las transacciones, y comprendan por qué algunos viajeros no utilizan de forma regular su empresa de gestión de viajes para realizar sus reservas. Esto les permite tomar medidas y adaptar sus programas (política de viajes y gastos, proveedores preferentes para determinadas rutas...). También les ayuda a identificar patrones de gasto dentro y fuera del canal oficial y áreas problemáticas que han permanecido por debajo del radar hasta ahora.

Al utilizar este modelo, pueden crear planes de acción basados en estos hallazgos, realizar los cambios que sean pertinentes tanto internamente como en su programa de viajes, así como monitorizar su impacto a largo plazo en términos de mayor cumplimiento de la política de viajes y ahorros.

Algunas de las acciones que pueden llevar a cabo los gestores de viajes que aprovechan la visibilidad de los gastos realizados a través de canales no oficiales son:

Reducir las fugas en el apartado aéreo y hotelero.  Esto puede lograrse enviando comunicados dirigidos a los viajeros que regularmente reservan fuera de los canales oficiales basándose en una verdadera comprensión de las razones que impulsan su comportamiento y empujándolos hacia opciones mejoradas cuando sea posible.

Cuando los programas de viajes no son obligatorios, los comunicados pueden incentivar el cumplimiento ofreciendo mejores beneficios de fidelización o ventajas como wifi, lavandería, acceso a gimnasios, spas, etc. o simplemente fomentando el comportamiento que ya tienen la mayoría de los viajeros. También pueden explicar los beneficios del cumplimiento tanto para la compañía como para los viajeros y describir los riesgos para estos últimos.

Otra forma de reducir las fugas es incluyendo a los proveedores y alternativas más populares fuera del canal dentro del programa de viajes para garantizar una mayor visibilidad, seguridad, protección y ahorros.

Establecer las dietas de comida por destino, ya que los gastos de restaurante se reservan por definición fuera de las empresas de gestión de viajes.

Marcar topes de gasto diarios por destino siempre que sea apropiado o dar precios indicativos para la comida y el transporte local.

Diseñar una política de transporte terrestre y una guía personalizada por destino para que los viajeros elijan entre taxis, alquiler de coches, viajes compartidos y transporte público.

Supervisar y regular el uso de gastos por servicios adicionales para cada categoría principal de viaje.