Los viajes esenciales corporativos

Rodolfo Macedo Director Ejecutivo de la Mexican Business Travel Association (MBTA) y Elizabeth Champagne Directora del Programa Educativo MBTA, presentaron el webinar “Qué son los viajes esenciales”

La incertidumbre de la crisis pandémica por Covid-19, agravó el estancamiento casi total de los viajes de negocios: casi la mitad de todas las empresas cancelaron todos los viajes de negocios y más del 90% suspendieron todos los viajes no esenciales.

Parece que, finalmente, la luz al final del túnel pandémico está a la vista, al menos en algunas partes del mundo. En 2020, los gastos totales de viajes de negocios globales se contrajeron en un 52 %, mientras que los gastos de viajes corporativos administrados en los Estados Unidos se desplomaron un 71 %, o $94 mil millones de dólares. El impacto del COVID-19 en los viajes corporativos, se proyectó que el camino hacia la recuperación sería largo y desigual.

Mucho ha cambiado desde entonces, en gran parte gracias al progreso en el frente de la vacunación. Es indiscutible que las tasas de vacunación han aumentado en casi todos los países. Las empresas están comenzando a traer empleados de vuelta a las oficinas.

A raíz de la pandemia de Covid19, debemos redefinir el valor de un programa de viajes en las empresas, entre los cuales:

  • Revisar estrategias.
  • Mayor énfasis en ahorros y eficiencia.
  • El valor de un programa de viajes va más allá de los ahorros.

Usar el término “Viajes esenciales” sin tener un marco de referencia puede generar confusión, frustración y ambigüedad.

Los viajes de negocios están repuntando, los presupuestos de viajes en las empresas son menores a los observados previo a la pandemia. Obtener la autorización de viaje se ha vuelto más complejo. El paradigma se basa en cuestionar la necesidad de viajar. Las empresas deben repensar como justificar el viaje. La clave es evaluar de forma creíble las ventajas de reunirse en persona vs. hacerlo virtual  Se debe demostrar la importancia y necesidad de realizar un viaje de negocios.

Artículo relacionado: La forma de los viajes de negocios puede cambiar, pero las reuniones cara a cara serán cruciales

Scott Gillespie, autor y conferencista, experto líder en la industria en gestión de viajes, adquisiciones, análisis y fricción de los viajeros, comparte los 10 principios para justificar los viajes de negocios:

  1. Cada viaje debe producir más valor que el costo del mismo.
  2. Los viajes no crean valor, las reuniones sí. (concéntrese primero en hacer que la reunión sea exitosa)
  3. El éxito de las reuniones, el bienestar del viajero y la sostenibilidad deben tener prioridad sobre los costos y ahorros.
  4. Los costos de las reuniones virtuales incluyen la pérdida de atención, relaciones personales más débiles y un mayor riesgo de resultados deficientes. Cuanto más se importante la reunión, más se justifica el viaje.
  5. Los costos del viaje incluyen riesgos para la salud y la seguridad, la fricción del viajero, la pérdida de productividad y el daño climático. Si una reunión tiene menor valor se puede realizar virtualmente con éxito, evitar el viaje.
  6. Los viajeros potenciales deben evaluar de manera creíble la necesidad de viajar. Si se tienen muchas dudas, evitar el viaje.
  7. Los viajes justificables deben realizarse con aquellos proveedores comprometidos con mejorar la sostenibilidad de los viajes.
  8. Los presupuestos de viaje deben utilizarse para efectuar viajes que agreguen más valor. Rediseñar el programa de viajes y presupuesto de viajes en torno a esta premisa.
  9. Se deben recopilar suficientes datos para poder determinar cuándo se justifica hacer el viaje.
  10. La alta dirección de la empresa debe aprender a reconocer las señales de que se están efectuando muy pocos o demasiados viajes.


La alta dirección de las empresas debería considerar adoptar estos 10 principios para garantizar un uso más disciplinado y eficaz de sus presupuestos de viajes.

El marco permisible de viajes

Festive Road, empresa de consultoría en Reino Unido, creo la siguiente fórmula:

Restricciones gubernamentales x confianza de la empresa x confianza del viajero = viaje permitido.

  1. Restricciones gubernamentales: Son las reglas que impone cada país para viajes de sus locales y de extranjeros.
  • Esto puede incluir la necesidad de hacer cuarentena, proporcionar prueba Covid negativa antes del viaje o esquema de vacunación completo, y distanciamiento social.
  1. Confianza de la empresa: Cubre el tipo de viaje permitido, destino y acciones para mitigar el riesgo.
  • Incluye limitar el presupuesto para gastos de viaje de negocios.
  1. Confianza del viajero, qué es lo que está dispuesto a hacer.
  • Inquietudes de viajeros individuales sobre cómo viajar de manera segura y qué esperar durante el viaje.

A medida que los viajeros de negocios comienzan a emprender el camino nuevamente, las organizaciones pueden prepararse considerando los arquetipos de viajes corporativos del futuro.

Mexican Business Travel Association (MBTA) es la primera asociación 100% mexicana que reúne dentro en un mismo ecosistema de educación, networking y negocios, a proveedores con administradores de viajes y organizadores de eventos corporativos.

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