La importancia de la transportación terrestre en nuestros eventos

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Por: Edwin H. Alanis

12.Sep.2020

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Todos los eventos son diferentes, únicos y responden a una gran diversidad de objetivos para cada entidad o persona que los promueve. 

Con un buen servicio de transportación terrestre, podrás asegurar la llegada a tiempo de los invitados, contar con los suministros necesarios, gestionar y planificar actividades. Como consecuencia de lo anterior, evitarás retrasos, ahorrarás costos extraordinarios y mejorarás la experiencia de los participantes.

La importancia de la logística terrestre en un evento, no solo implica la correcta planificación de las necesidades de movilidad de los asistentes, debe traducirse en una gestión óptima de los diferentes factores que ya hemos mencionado. 

• Protocolos sanitarios: 

Después del confinamiento originado por el COVID-19 es importante elegir proveedores que cuenten con una estricta aplicación de protocolos de sanidad con  apego a las recomendaciones de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades y las autoridades locales de salud pública en toda la República.

El proveedor de transportación terrestre deberá de asegurar que los desplazamientos se lleven a cabo en tiempo y forma, pero sobretodo, deberá garantizar que todos sus colaboradores, clientes y proveedores viajen en un entorno limpio.   

• Elige el lugar idóneo para tu evento: 

El lugar es lo primero que se piensa al momento de planear un evento, debe ser accesible y fácil de localizar pues esto hará que el desplazamiento de los invitados sea rápido y oportuno. Es conveniente contar con un mapa del sitio que te permita definir cuáles serán los puntos de recogida de materiales y los puntos de encuentro para los asistentes. 

• Programación:

Es indispensable elaborar una agenda minuto a minuto donde se detalle con exactitud el orden y duración de cada segmento dentro de las actividades del evento. Asimismo, es muy importante la definición de qué personal se ocupará de cada tarea  y el tiempo que van a requerir para cada una de ellas. 

• Comunicación constante:

 Además de determinar cuáles serán los puestos y las tareas que va a desempeñar cada miembro del equipo de transporte, es muy importante compartir con ellos una copia de la planificación del evento para que, aunque se centren en el control de sus responsabilidades, puedan entender el contexto de la jornada.    

• Planifica todos los traslados: 

Una vez definidas las necesidades de transportación para tu evento deberás definir qué medios de transporte serán los más adecuados en función del número de invitados, distancia y a la accesibilidad de la ubicación. 

“Desde la planificación del evento hasta la ejecución del mismo, garantiza que todo funcione tal y como lo habías pensado”

El transporte o los traslados en los eventos, pueden encarecer mucho el presupuesto de organización de los mismos. Sin embargo, optimizando pequeños detalles conseguirás reducir los costos notablemente. En este sentido, en Added Holding empresa dedicada a satisfacer las necesidades en cuanto a Viajes, Eventos y transportación, somos especialistas en ofrecer soluciones logísticas que se adaptan perfectamente a las necesidades del evento.

_{Por: Edwin Yeshael H. Alanis:}

_{Con una trayectoria de más de 20 años en el sector turismo, de los cuales la mayoría los ha trabajado administrando programas de viajes y organizando eventos para empresas líderes en América Latina.}

_{Algunas de sus responsabilidades han sido: Dar continuidad a la permanente actualización de los procesos, riesgos y controles de las áreas de Servicios de viaje y eventos, garantizar el apego a las normas establecidas y vigilar la correcta aplicación del presupuesto; así como buscar, negociar y acreditar proveedores.}