¿Qué es un Travel Manager Corporativo?

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Business Travel Magazine

21.Ago.2018

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El Travel Manager Corporativo no solo es el gestor de viajes, es un profesional responsable del control, optimización, implementación del presupuesto y programa de viajes de la empresa, de los desplazamientos de los colaboradores, de la organización y análisis de los mismos.

El Travel Manager corporativo desempeña un papel fundamental en la gestión de los viajes de negocios de una empresa y desempeña una función esencial en la industria del turismo. Aquí algunos puntos que destacan la importancia de este rol: 

1. **Eficiencia y Control de Costos: ** Los Travel Managers están encargados de planificar y coordinar los viajes de los empleados de la empresa. Su capacidad para encontrar opciones de viaje más eficientes y asequibles puede ahorrar a la empresa una cantidad significativa de dinero.

El Travel Manager tiene una visión global y analítica en la mejora de la experiencia del viajero.

2. **Seguridad del Viajero: ** Garantizar la seguridad de los empleados que viajan es crucial. Los Travel Managers pueden rastrear la ubicación de los empleados y proporcionar asistencia en caso de emergencias.

Tiene conocimientos básicos de las distintas áreas involucradas.

3. **Cumplimiento Normativo: ** En algunos sectores, como la industria farmacéutica, existen regulaciones estrictas sobre los viajes de negocios. Los Travel Managers deben asegurarse de que todos los viajes cumplan con las regulaciones y normativas pertinentes.

Tiene la capacidad de priorizar en base a lo que verdaderamente aporta valor.

4. **Optimización de Recursos: ** Planificar viajes de manera eficiente significa utilizar mejor el tiempo de los empleados y los recursos de la empresa. Esto puede aumentar la productividad y reducir el tiempo de inactividad.

5. **Negociación con Proveedores: ** Los Travel Managers a menudo negocian acuerdos con aerolíneas, hoteles y otros proveedores de servicios de viajes. Estas negociaciones pueden resultar en tarifas corporativas más bajas y mejores condiciones para los viajeros de la empresa.

6. **Gestión de Datos y Reportes: ** (KPI´s) Llevar un registro de los gastos de viaje y analizar los datos puede proporcionar información valiosa sobre cómo mejorar la eficiencia y reducir costos.

El Travel Manager s un gran negociador y estratega, por ende trae beneficios a la empresa al optimizar tiempos- costos- gastos.

7. **Experiencia del Empleado: ** Ofrecer una experiencia de viaje cómoda y eficiente a los empleados puede aumentar su satisfacción y productividad. Esto es esencial para retener talento en la empresa.

El Travel Manager tiene conocimientos de la industria de los viajes, se capacita constantemente y está al día de las tendencias y cambios que se producen en el sector.

Lleva a cabo y se encarga de los acuerdos y negociaciones con proveedores de la industria, así como de los métodos de pago.

Controla, analiza y da seguimiento a los reportes de ahorro KPI´s (Key Performance Indicator), que son mediciones que indican el grado de cumplimiento de un objetivo marcado por la empresa y su rendimiento.

Vigila el control y medición de los niveles de satisfacción SLA (Service Level Agreement) para mejorar la experiencia del viajero, y se resuelvan las incidencias que se puedan producir, estableciendo responsabilidades en caso de incumplimiento de las mismas.

Controla y vigila la medición del ROI (Retorno de Inversión) de los viajes y/o de la TMC (Travel Management Company) con la que se trabaja, para saber si el gasto realizado es o ha sido eficiente o no, y saber los beneficios obtenidos.

8. **Sostenibilidad: ** Los Travel Managers pueden promover prácticas de viaje sostenibles, como la reducción de emisiones de carbono, lo que es importante tanto desde una perspectiva ambiental como de relaciones públicas.

9. **Apoyo en Casos de Crisis: ** En situaciones de crisis, como pandemias o desastres naturales, los Travel Managers son cruciales para coordinar la repatriación de los empleados y brindar apoyo logístico.

Anticipa la seguridad del viajero al disminuir riesgos y manejo de crisis, al igual que de la fricción de los viajes corporativos de los empleados y de la responsabilidad social de la empresa.

10. **Conocimiento de la Industria: ** Estar al tanto de las tendencias y cambios en la industria del turismo y los viajes de negocios es fundamental para tomar decisiones informadas y estratégicas.

Sabe el uso de OBT´s (Online Booking Tools).

En muchas otras ocasiones también está a cargo de la organización de eventos, de los viajes de incentivo y de los grupos y convenciones de la empresa.

Además de todas esas funciones, diseña y lleva cabo la actualización, definición y optimización de la política de viajes interna, da seguimiento a su cumplimiento, se asegura de comunicarla a toda la organización y por el cumplimiento de la misma.

Debe trabajar acorde con los planes estratégicos de la empresa y conocer todas las áreas de la compañía (compras, contabilidad, recursos humanos, sistemas de información, nuevas tecnologías, seguridad).

En resumen, el Travel Manager corporativo juega un papel esencial para garantizar que los viajes de negocios de una empresa sean eficientes, seguros y rentables. Su capacidad para equilibrar costos, seguridad y comodidad de los empleados es fundamental en un entorno empresarial cada vez más globalizado y competitivo.

Ser Travel Manager significa ser tolerante al estrés, analítico, metodológico, cordial, organizado, comunicativo, curioso, decidido, lógico, paciente y hasta psicólogo.

Ser gestor de viajes no es tarea fácil.

¡Valoremos al Travel Manager!