Los viajes corporativos ahora están en manos de los directores financieros

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Por Matthew Parsons

24.Ene.2022

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Cuando el CFO (Chief Financial Officer), director financiero de Amazon mencionó casualmente que su compañía ahorró $ 1 mil millones al no viajar, durante una llamada de ganancias a fines de octubre, fue el primer avistamiento concreto de los tipos de ahorro que vieron las compañías durante la pandemia. Pero lo que es más importante, fue una vista previa de los ahorros que las empresas pueden seguir haciendo.

Las finanzas y los viajes siempre han estado estrechamente alineados, siendo los viajes de negocios el segundo gasto más grande después de los salarios de los empleados antes de la pandemia.

Alrededor del 79 por ciento de los profesionales de viajes colaborarán con colegas de finanzas y contabilidad, seguidos por recursos humanos en un 66 por ciento y gestión de riesgos de seguridad en un 63 por ciento, según la encuesta "Comprender el compromiso de las partes interesadas con el programa de viajes" de BCD Travel, que encuestó a 106 compradores de viajes. del 12 al 26 de octubre.

Inversión, no costo (gasto)

Ahora, los gerentes de viajes enfrentan el enorme desafío de educar a las organizaciones sobre el valor de los viajes, porque en el futuro es un costo que no ha aparecido en el balance general durante un par de años.

La mayoría de las empresas prohibieron los viajes no esenciales y exigieron a los empleados que justificaran sus viajes, explicando qué tipo de retorno de la inversión obtendrían. Esos estrictos procesos y controles de aprobación, establecidos originalmente para ayudar a proteger a los empleados que contrajeron una enfermedad mortal hace casi dos años, no muestran signos de desaparecer en el corto plazo.

Si bien Amazon ahorró miles de millones, parece que los gerentes de viajes de las empresas de consultoría harán lo mismo. Algunas empresas, por ejemplo, gastaron $ 600 millones en viajes en 2019, pero este año tendrán un enfoque de presupuesto de "base cero".

Mientras tanto, otras están introduciendo requisitos de autorización previa para todas las solicitudes de viaje en 2022, que estarán vinculados a los presupuestos. “Descubrimos que nuestros equipos de ventas y equipos de clientes han tenido mucho éxito en las presentaciones virtuales. Vamos a intentar continuar con eso”, dijo Drew Mitchell, su director regional de viajes para las Américas.

Y no fueron solo las reuniones de negocios las que pudieron cambiar a plataformas como Zoom y Microsoft Teams, porque las exhibiciones y conferencias también se volvieron virtuales con éxito, moviéndose a plataformas como Hopin y Bizzabo, entre otras. Y estas plataformas continúan recaudando cientos de millones de dólares en fondos. El mercado de la tecnología de eventos virtuales registró ingresos récord durante la pandemia, y algunas investigaciones apuntan a que alcanzará los 24,200 millones de dólares para 2028, con una tasa de crecimiento anual prevista del 12,4 %.

Su prevalencia y las reglas de aprobación integradas significan que los equipos financieros están luchando por recuperar el control de los viajes en la era de Zoom.

Viajes y gastos siempre convergentes

Los ejecutivos de finanzas también tienen más voz en los viajes debido a la combinación de plataformas de viajes y gastos. Las agencias de viajes corporativas más grandes lograron avances significativos en el desarrollo de soluciones de gestión de gastos durante la crisis.

“Finanzas, gestión de viajes y adquisiciones son las partes interesadas internas más relevantes para la gestión de pagos y gastos en los viajes de negocios. Finanzas suele ser el principal responsable de la toma de decisiones, especialmente cuando se trata de seleccionar soluciones de pago y gastos y recuperación del impuesto al valor agregado”, según BCD Travel.

Las plataformas de gastos tradicionales también están formando más alianzas con agencias de viajes. Luego están las empresas fintech y los propios bancos que se fusionan cada vez más con las plataformas de viajes.

Los directores de finanzas necesitarán poca persuasión, ya que habrá más presión para controlar todos los costos derivados de la pandemia, y las plataformas pueden brindar una visión general de cada salida individual, con viajes incluidos.

El factor de trabajo remoto también está configurado para influir en un control más estricto del viaje por parte de los contadores. El volumen futuro de viajes corporativos aún está en debate, pero mientras continúa esa conversación de ida y vuelta, los empleados están configurando oficinas en el hogar y gastando artículos como nunca antes lo habían hecho.

Al principio, hubo informes de donas y entregas a domicilio cuando las empresas trataron a los empleados que de repente se quedaron atrapados en casa, luego escritorios y otros suministros de oficina, y más recientemente suscripciones de software para trabajar de manera más eficiente. Todo suma.

El resultado es que el viaje de negocios, por ahora, está cayendo en una categoría mucho más grande de otras categorías de gastos. Y aunque algunos pueden decir que las empresas seguirán reduciendo los viajes principalmente por razones financieras, en lugar de estar relacionadas con el cambio climático, los objetivos optimistas de sostenibilidad podrían tener el mayor impacto en el futuro de los viajes corporativos y su percepción como costo, en lugar de inversión.