Optimizar presupuesto de viajes y eventos corporativos en tiempo de recesión económica

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Business Travel Magazine

04.Sep.2019

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^{Por: Iván Robles} 

No basta por haber pasado previamente recesiones económicas exitosamente, lo primero que debes saber es que cada una tiene peculiaridades propias, y relacionadas al origen de las mismas, y que tanto el comportamiento, impacto y duración serán en muchas ocasiones distintas a las previas que hayas vivido.

El objetivo de este artículo es que tomes precauciones, ya sea en la administración de tu programa de viajes o tu programa de eventos, con el objetivo de que planifiques, y optimices el presupuesto que tendrás para las actividades propias de tu área de trabajo, los cuales seguramente se verán aún más limitados que los actuales, debido a la necesidad corporativa de recortar gastos, por lo tanto, tomar en cuenta tu presupuesto actual vs el ajuste en porcentaje, que las áreas financieras y directivas harán en él, ya que eso será prioritario, y solo previendo el escenario en el que te veras podrás optimizar recursos, ahora, este articulo te ayudara en el caso que desees o que te hayan pedido realizar tu propio análisis de reducción de presupuesto, para ello te dejo aquí unas recomendaciones que sé te pueden ayudar.

He aquí los parámetros que deberás tener en cuenta si deseas o requieres realizar un análisis, y si actualmente no tienes visibilidad de ellos deberás darte a la tarea de identificarlos:

Nota: Para realizar un análisis mucho más cercano al escenario que tendremos en México hemos de integrar datos de la recesión mas cercana que hemos pasado, la recesión del 2009.

1. Gasto anual total 2018 (Histórico).
2. Gasto anual total 2009 (Histórico).
3. Budget 2019.
4. Budget 2009 (Histórico).
5. Reporte con costo promedio de la industria del ticket aéreo doméstico e internacional, separado por rutas de tu empresa, en listado en top 10.
6. Reporte con costo promedio de tu empresa del ticket aéreo doméstico e internacional, separado por rutas, en listado en top 10.
7. Listado de eventos 2018 con destinos, gasto aéreo, gasto hospedaje, gasto viáticos y gasto de organización, todo separado.
8. Listado de eventos 2019, mismas características del punto anterior.

Una vez obtenida esta información aquí los pasos para trabajarla:

Gastos generales:

Usaremos el gasto 2018 como base para proyectar el posible gasto 2019, pero restaremos el porcentaje de variación del budget 2009 vs el gasto 2009 (los cuales representan el período de recesión más cercano y de referencia al actual), con ello tendremos el aproximado a reducir en costos para el resto del 2019.

Eje.

La diferencia de gasto entre 2009 y 2018 es del 50%, sin embargo, este porcentaje no representa que durante la recesión debas reducir tu gasto en 50%, necesitamos saber cual era el budget el 2009 para saber la variación real que hubo, recordando que los budget se programan un año antes, por lo que en 2008 no había impacto por recesión.

Aquí podemos ver que el budget 2009 era de 1.5M, por lo que la variación real entre gasto y budget en 2009 fue del 22% aproximadamente, así que lo aplicamos a 2019.

Gasto Viajes Corporativos

Usaremos el reporte de precio promedio en la industria del top 10 de rutas de nuestra empresa, como la base para determinar el máximo que un boleto debe costar y debemos cruzar la información contra el reporte de precio promedio pagado por ruta de nuestra empresa para saber si cada ruta está costando más que el promedio de la industria, de ese modo podremos saber lo que pagamos y lo que deberíamos pagar por el servicio, toma en cuenta que el precio promedio varía si es vuelo sencillo o redondo, asegúrate de comparar las rutas adecuadamente, y el último paso es aplicar la diferencia en porcentaje que deberás economizar para el nuevo budget, así definirás la tarifa óptima del boleto en cada ruta, una vez que obtengas estos datos podrás enviarlos a tu agencia o equipo que hace reservas indicándoles cuánto será el precio razonable por ruta a aplicar y el precio optimo para cada ruta de tu top 10 nacional e internacional.

Eventos

Cruza los reportes de listado 2018 vs 2019 e identifica los eventos que pueden ser prescindibles, mide el impacto que tendría en la empresa el que no se lleve a cabo, idéntica el gasto que hiciste en 2018 en los que son necesarios y aplica el porcentaje que deberás economizar para el nuevo budget, actualiza los presupuestos tope de cada evento que es necesario realizar y envíalo a tus proveedores para que ajusten lo que ya había sido bloqueado, acepta propuestas de tus proveedores.

Con estos sencillos, aunque laboriosos análisis y acciones podrás estar preparado para el impacto de la recesión que se avecina, recuerda que está no es una situación local, de hecho, es una repercusión de la recesión en la que entrará Estados Unidos, por lo que los recortes que has visto y los ajustes en presupuestos son globales.

Conclusión:

Con base en estos ejercicios podrás identificar el posible impacto en presupuesto y tomar acciones para estar preparado o preparada, alinear a proveedores y establecer parámetros de medición de estas acciones.

_{Iván Robles Romero es egresado de la carrera de Relaciones Internacionales de la Facultad de Estudios Superiores de Acatlan (UNAM), con estudios superiores en Escenarios Políticos Internacionales y Psicología Social, cuenta con una certificación como Instructor Profesional por el CONOCER, certificación en creación de DNC (Detección de Necesidades de Capacitación) por la STPS, certificación en SABRE por Sabre México, y diversos cursos como; Formación de Liderazgo, Habilidades Directivas, Administración de Cuentas Clave, Mentoring, entre otros. Se ha desempeñado en diversos puestos como; Consultor, Administrador de Cuentas Clave, Lider de Proyectos Tecnológicos, Instructor de Sistemas Aeronáuticos. Actualmente se desempeña como Consultor y CEO en TM Coaching Company Empresa de Consutoría y Tecnología en Viajes y Eventos Corporativos.}