Sin esfuerzo, no hay recompensas

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Gabriela Ocampo López

18.Ago.2018

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^{Por: Gabriela Ocampo López}

Entonces, ¿tú has creado la política de viajes de la empresa?

¿Has visitado muchos sitios web de México y del exterior? ¿Te reuniste con gente de diferentes departamentos incluyendo los viajeros?

Ahora sí, Todo está listo para ahorrar miles de pesos en viajes.

¡Pero...no! ¿Qué está pasando?

Los viajeros no respetan la política, porque en varias ocasiones dicen que “necesitan ir mañana”, es decir, un viaje NO planeado y argumentan que su principal cliente así lo solicitó. pero no dicen que lo pidió desde hace 2 semanas.

¿Y los aprobadores? Su principal tarea es procesar docenas de correos todos los días con diferentes situaciones como la anterior en la cual resalta ¡Pero este viaje va a costar casi el doble! teniendo que escuchar respuestas comunes como "No importa, es urgente" y además "necesario para ganar o retener al cliente”.

Y los directores, ¿Qué acciones toman ante todo esto? Generalmente piden a su equipo que hagan revisiones. ¡No podemos gastar tanto y planear tan mal nuestros viajes! Obteniendo respuestas como “Pierde Cuidado” “Voy a hablar con ellos para que … ".

Pero nada cambia...

Al final, parece que todo el esfuerzo de planear, estructurar y crear una política de viajes fue en vano. Aproximadamente el promedio de viajes que no respetan la política corporativa en México es de 60% y luego, llamarían “Godin” al nuevo chico del área de marketing que por respetar la política llegó al aeropuerto a las 4am para tomar una de las opciones más baratas y dentro de política ofrecidas por su TMC.

Así es la naturaleza del mundo real corporativo. Ahora, ¿Qué hacer entonces? ¿Porque los viajeros no comprenden que, con un poco de esfuerzo, pueden ayudar a su empresa a ahorrar de manera significativa?

Acá estamos para ayudar... El primer paso entonces es cambiar tu mindset (Mentalidad), los documentos Word aceptan cualquier cosa, entonces iniciemos no por el papel sino por las cabezas.

¿Cuál es el "Acuerdo" al que a los directivos les gustaría llegar? ¿Están preparados para tener un enfrentamiento versus el Travel Manager? ¿Y a su vez el Travel Manager contra Viajeros y proveedores?

El reto de los Travel Managers es complicado ya que por un lado tienen la presión de los directivos y por el otro las quejas o argumentos de sus viajeros. Por el contrario, el choque será proporcional al ahorro. Si no quieren pelear, no se puede esperar que se ahorre.

Para evitar que tu historia sea como la anterior. Empieza con una política "relajada"

¿Pre compra de 7 días? ¡No! empecemos con una más relajada como de 3 días, por ejemplo.

¿Menor precio? Tampoco puedes prohibir o limitar a los viajeros a reservar un vuelo que tenga solo un pequeño % más caro que la tarifa más barata disponible.

¿Hoteles? Establece convenio o permite reservar hoteles que, aunque sean un poco más caros, tenga beneficios adicionales para los viajeros como desayunos, cercanía a las plantas, oficinas o clientes a visitar

El objetivo ahora será: el 90% de los viajes dentro da la política. No es difícil. ¿verdad? Pero ¿Qué pasa con el 10% restante que queda fuera de la política? Se preguntarán... bien, arriba he dicho "menos restrictivo", pero no "restrictivo totalmente"...algunos viajes SI pueden tener alguna razón para estar fuera de política como emergencia, seguridad, viajar u hospedarse con los clientes, eventos entre otros.

Pero la otras donde el empleado no hizo ninguna planeación o eligió la tarifa más cara sin justificación alguna (por que ganaba millas, por ejemplo) ... ah para estos, no resta otra cosa que el ring de luchas.

Ah entonces, la "magia" puede empezar. El próximo mes, la pre compra va a ser de 3 días, después 4, 5, 6... No hay reglas generales, en una empresa puede de ser 10 días, otras 15. Otras 7, Tiene que probar los límites para saber hasta donde se puede llegar.

Para concluir, un Corporate Self Booking lo apoyará en el cumplimiento de su política de viajes ya que permite configurar las políticas de su empresa hasta un nivel personalizado y tener todos los indicadores, datos y reportes para que su programa de viaje corporativo tenga las máximas oportunidades de éxito.

<sub>Gabriela Ocampo López
Licenciada en “Administración de Empresas Turísticas”, con una Especialidad en “Mercadotecnia Internacional” por parte de la Universidad Panamericana; recientemente, finalizó un MBA con orientación en “Marketing” y “Gestión Empresarial”. Nació en Ciudad de México, en la actualidad cuenta con una familia hermosa; compuesta por su esposo y un hijo maravilloso (con 9 añitos de edad).

Ha trabajado en empresas líderes dentro del ramo “Turístico” en la Ciudad de México, como: Hotel Four Seasons, American Airlines y Sabre Travel Network. Actualmente, se desempeña como “Country Manager” de WTS México. Con ello, acumula más de 20 años de experiencia en la industria; siendo su mayor experiencia dentro del ramo de “Viajes Corporativos” (apoyando a las empresas de todos niveles a optimizar sus programas de viajes corporativos) mediante la implementación de tecnología, como: Self Booking Tools.</sub>

<sub>Desde hace más de 16 años WTS ha creado soluciones específicamente para agencias de viajes corporativas, el sistema WTS Corporate es una solución de gestión de viajes corporativos dirigida a corporativos & TMCs; con un diseño 100% amigable para el viajero corporativo de la agencia de viajes.

TMCs: Con WTS Corporate puede generar valor reduciendo los costos operacionales y aumentando la productividad de sus consultores de viajes,
Corporaciones: Con WTS Corporate podrán optimizar y controlar su programa de viajes corporativos.</sub>