¿Cuál es la importancia del análisis de datos en el programa de viajes corporativos?

"A lo largo de mi camino por esta maravillosa industria de los viajes corporativos (más de 30 años) el análisis de datos ha sido uno de mis principales pilares para entregar valor a las empresas para las que he laborado, y eso me ha abierto muchas puertas.

En este artículo platicare un poco de lo que considero importante para llevar a cabo este análisis de datos; Primero tenemos que ver de dónde obtener la información, después trabajar con la información, a veces integrar varios reportes y depurarlos, finalmente saber presentarlos y más importante presentarlos a las personas adecuadas que pueden usar esa información en bien de la empresa".

1.- ¿De dónde y cómo obtengo información de los viajes corporativos de mi empresa?

Yo no he conocido una empresa que realmente tenga un solo canal para obtener la información de sus viajes corporativos, por lo que normalmente existen varias fuentes.

1. TMC (Travel Managment Company) o la Agencia de Viajes que utilizamos para comprar los viajes corporativos. Con ellos tenemos que apoyarnos para revisar:

a. Proveeduría

Consumos de avión (legacy y bajo costo), hoteles (por cadena, por ciudad, etc), renta de auto, cargos por servicio.
Utilización de los convenios corporativos negociados (que tarifas se están utilizando)

b. Comportamiento / Cumplimiento

Si se cuenta con una herramienta de reservación en línea (OBT): Cumplimiento de política de viajes (utilización de la herramienta/adopción, anticipación de compra, uso de proveedores preferidos, etc.)

2. Métodos de pago, Cuentas Centralizadas para el pago de boletos de avión (EBTA, UATP), tarjetas corporativas, meeting cards, purchasing cards, etc.

Normalmente nos olvidamos de este medio de información que desde mi punto de vista es de lo más completo ya que aquí tenemos mucha información de todo el viaje y no solamente de los aviones y hoteles, podemos conocer más información como taxis y las plataformas como Uber, Cabifay, Didi, alimentos, etc.

3. Área Contable (El área responsable desde el punto de vista contable de los Gastos de Viaje y Representación), al final todo tiene que pasar por esa área (expense report) ya que son los que pagan a los proveedores o al método de pago o dan los anticipos a los viajeros, por lo que poder tener un reporte de parte de ellos es muy bueno.

4. Proveedores, los proveedores normalmente nos mandan sus reportes de producción (account reviews), está muy bien pero no podemos fiarnos al 100% de estos reportes, por lo que más adelante analizaremos como nos pueden ayudar.

Desde mi punto de vista estas son las principales fuentes de información. Ahora lo importante es saber cómo podemos combinar la información de diferentes fuentes. También debemos establecer una frecuencia para obtener la información y presentarla, muchos no tenemos el hábito de hacerlo, mi recomendación es por lo menos obtenerla y presentarla de manera mensual ya que si lo hacemos con mayor tiempo tenemos poco margen de acción o de corregir lo que observemos, y recuerden que el objetivo principal del análisis de datos es la toma de decisión que se hará a raíz del análisis (Yo le llamo la: Accionabilidad).

2.- ¿Cómo y qué presentar?

Quiero platicarles que es lo que yo presento, no significa que esto sea lo correcto, ustedes deberán definir de acuerdo con sus objetivos y a los de su empresa que información es valiosa para ustedes.

Análisis del comportamiento de los viajes corporativos desde el punto de vista proveedores

Gasto general del programa de viajes (Avión, hotel, renta de autos, taxis/Uber o similar, otros)
Gasto nacional e internacional (Avión y hotel)

Avión (aerolíneas utilizadas, monto, número de vuelos, precio promedio, principales destinos, sencillo o RT (round trip) y esto dividido por nacional e internacional)
Hoteles (monto total, principales cadenas, principales hoteles, cuartos noche, precio promedio, principales ciudades, dividido por nacional e internacional)

Una vez que tenemos el panorama general, podemos comenzar con algunos análisis, por ejemplo:

Comparar la tarifa promedio de las aerolíneas legacy (AM) y las de bajo costo (Volaris y Viva) y ver cuál sería el ahorro potencial si utilizáramos más aerolíneas de bajo costo, con esto no significa que cambiemos, pero si es nuestra obligación presentar el potencial de ahorro, a lo mejor la decisión no nos corresponde, pero si es nuestra obligación presentar todas las opciones de ahorro, nosotros somos los expertos.
Comparar las tarifas promedio de los hoteles y las diferentes cadenas de hoteles, compararlo con las tarifas negociadas, análisis por ciudades cuales son las ciudades más caras para ver si podemos hacer algo más.
Si quieren ir más allá, pueden analizar el tema de uso de taxis o plataformas (Uber, Cabifay y Didi) ya que se puede identificar si todo se tiene con factura (para evitar la deducibilidad) o cada persona usa su cuenta o a lo mejor es bueno hacer una negociación a nivel empresa, etc.

Análisis del cumplimiento de políticas de viajes (lo que se está ahorrando o dejando de ahorrar)

Anticipación de compra del viaje, este es uno de los rubros más importantes ya que las diferencias de tarifas son muy claras, la comparación es la tarifa promedio de avión que se compra con menos tiempo que indica la política (lo normal en las empresas es una anticipación de 7 días antes de la salida de su viaje) y por otro lado obtener la tarifa promedio cuando se reserva con más de los días de anticipación, la diferencia es el potencial de ahorro y si lo multiplicamos por el número de vuelos que se hicieron fuera de la política te da el resultado de lo que estas dejando de ahorrar por no cumplir con este punto.
Si se cuenta con una herramienta de autogestión (OBT, online booking tool) el tema de la adopción es muy importante, también se puede comparar las reservaciones que se hacen off-line vs. On-line y la diferencia es otro potencial de ahorro. (además de que en muchas ocasiones el fee que se paga por una reservación on-line es más económica que una off-line.
Cargos por cambios, muy importante tener visibilidad de este tema, y tomar acción con los pasajeros que sean muy recurrentes, a veces es más caro hacer cambios que comprar un nuevo boleto.
Uso de proveedores preferentes, importante conocer esto para ver si estamos haciendo uso de nuestras negociaciones o deberíamos hacer nuevas negociaciones. (no delegar esta función a la TMC)

¿A quién presentarla?

Como ya dijimos una vez que tenemos el análisis debemos compartir esta información con nuestras recomendaciones con las áreas responsables de los gastos de viaje y representación, en muchos casos son las áreas de contabilidad, planeación financiera, otra área importante es Recursos Humanos, y una buena práctica es compartirlo con las diferentes cabezas de las áreas que viajan (ventas, operaciones, etc), con un resumen ejecutivo (no más de una hoja) con el comportamiento de su departamento, puede ser para felicitarlo porque siguen las políticas y mostrarle el ahorro que generan a la empresa o por el otro lado hacerle ver el dinero que no están ahorrando por no apegarse a las políticas. Al realizar esta actividad muchas veces tocamos fibras delicadas porque habrá áreas que no les guste que las exhiban, pero recuerden ustedes como expertos y especialistas deben proporcionar toda la información porque ustedes fueron contratados para buscar ahorros a la empresa y ofrecer una excelente atención a los viajeros, en la medida que logren esto generaran más valor a su posición.

Recuerden que al final nosotros deberíamos de ver el viaje de una manera completa (360 grados), antes del viaje: realiza su reservación, solicita sus viáticos, aprobaciones, etc, durante el viaje: como llega al aeropuerto de su casa, avión, como llega del aeropuerto a su destino de trabajo u hotel, hospedaje, y como se transporta en el destino, alimentos, y su regreso a casa. Después del viaje: comprobación de gastos.

Por lo que deberíamos obtener un análisis de cada una de las partes de todo el viaje, ya que cada parte del viaje es importante.

Sobre el autor:

Roberto Rodríguez González, cuenta con más de 30 años de experiencia en el área de viajes corporativos y grupos, ha laborado en grandes empresas como: American Express, Walmart, CTS, Encore y Grupo BAL) ha dado conferencias en diferentes foros nacionales e internacionales (fue presidente de GBTA).

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