Las claves para un RFP

Primero que nada, es de suma importancia tener en claro cuáles son las necesidades de la empresa antes de lanzar un RFP

Los Travel Managers necesitan tener una estrategia que defina los objetivos para su programa y un plan de acción para ejecutarlos:

Un proceso de licitación está constituido por cuatro pasos principales:

1. Selección de Proveedores participantes
2. Lanzamiento de RFI (Request for Information)
3. Lanzamiento de RFQ ( Request for Questionary) o RFP (Request for Proposal)
4. Selección de Proveedor ganador

Como Travel Manager es necesario conocer los tipos de TMC´s (Travel Management Company) y de esa manera tener claridad en la selección de la misma:

TIPOS DE TMC´s:

 Multinacional
 Nacional asociada a multinacional
 Nacional
 Local

Multinacional: TMC internacional con amplia red de oficinas propias en varios países y que cubre mercados menores con agencias asociadas o representaciones.

Nacional Asociada: TMC de implantación nacional que representa en nuestro país a alguna agencia multinacional y les presta servicio a los clientes internacionales.

Nacional: TMC de implantación nacional sin ningún tipo de vínculo o relación profesional a nivel internacional.

Local: TMC independiente sin sucursales o red muy limitada de implantación claramente local o regional limitada.

¿Qué TMC elegir?

Hay que considerar una serie de factores:

 Implantación de mi organización
• Una sola sede vs. red con sucursales

 Tipología de viajes
• Solo nacionales vs. internacionales

 Estructura interna de mi organización
• Sencilla vs. filiales o departamental

 Nivel de gasto en viajes
• Limitado o alto volumen de peticiones

 Número de viajeros
• Limitado o muy variado y disperso

o Es decir, no hay una regla fija. Según nuestro perfil de organización y hábitos de consumo necesitamos un tipo de proveedor u otro, ya que el precio de los servicios varía dependiendo de su estructura.

o O negociar con nuestra agencia proveedora que se nos cobre por los servicios que realmente necesitamos y no por el potencial de sus servicios globales.

¿Qué TMC elegir?

¿Cómo seleccionar la TMC?

Puntos importantes

 La competencia es grande, hay infinidad de ejecutivos y/o gerentes comerciales visitando clientes potenciales.
 No todo es el precio de los fees de emisión. De hecho, ésta es la partida menor.
 En base a nuestro perfil, hay que valorar factores como:

• Horarios de servicio
• Resolución de incidencias
• Idiomas
• Servicio 24 horas
• Manejo de crisis y emergencias
• Atención en múltiples ciudades

Lo importante es a qué le da valor nuestra organización, y el precio que estamos dispuestos a pagar por ello.

Criterios:

 La confianza y las referencias
 La solvencia financiera de la TMC
 “De reconocido prestigio”

La licitación

Lanzamiento de RFI (Request for information)
Selección de la TMC elegida

• Elaboración y firma del contrato.
• Revisa las responsabilidades de tu ejecutivo de cuenta de la TMC elegida.
• Desarrolla un plan de implementación.
• Define los KPI´s (Key performance indicators) / Indicadores de gestión.
• Define los SLA´s (Service Level Agreement) / Acuerdo de nivel de servicio.

Ya que en ocasiones los corporativos no cuentan con el expertise para llevar a cabo el proceso de licitación de viajes, hoy en día existen compañías de consultoría que se dedican a generar este proceso paso a paso de la mano de la empresa desde la planificación hasta la culminación.

Un proceso de licitación generalmente tiene una duración de tres meses, sin embargo ésta puede variar debido a los procesos de implementación.

El Travel Manager juega un papel de vital importancia en dichos aspectos, ya que es quien debe analizar la relación calidad - precio, y sin duda el alcance y proyección futura de los beneficios y servicios ofrecidos por cada proveedor.

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