Eduardo Villa, Travel Manager de Grupo Elementia nos presenta un Caso de Éxito

Eduardo Villa, Travel Manager de Elementia, empresa mexicana dedicada a la fabricación y comercialización de productos para la industria con más de seis mil colaboradores en los ocho países donde tiene presencia, nos comparte cómo encontró en SAP Concur una herramienta de vanguardia que le ayuda a realizar procesos de gestión de gastos y viajes de forma adecuada, basada en las necesidades operativas de su empresa.

Esta implementación obedeció a la necesidad de generar ahorros en tiempo –y sobre todo en costos– en la gestión de gastos de viajes de negocio. Anteriormente, Elementia operaba con tres procesos diferentes: PR-05 (gestión de gastos), Trip (para viajes) y F-47 (para solicitud de autorización); con la implementación de SAP Concur el requerimiento se hace con una sola solicitud.

Para este proceso Elementia creó un equipo integrado por el área de Tecnologías de la Información, el Travel Manager y la TMC (Travel Management Company), quienes se dedicaron a establecer y cargar los perfiles tanto empresariales como de los colaboradores y las políticas de gastos.

La implementación se llevó a cabo de manera paulatina en tan solo tres meses, iniciando con un departamento en México, para después expandirla a toda la empresa y a los otros países donde tiene presencia. A tres años de realizada la implementación, Elementia cuenta con excelentes métricas de desempeño:

Adopción del 90 por ciento del sistema
Los tiempos en requerimientos de gastos o viaje se redujo a 10 – 15 minutos
La comprobación de gastos se redujo 50 por ciento, en comparación con lo que un colaborador tardaba anteriormente al realizar un informe de viajes. Esto generó beneficios destacables también para usuario final de la herramienta, creando una mejor experiencia para los colaboradores
Ahorros anuales que van desde 300 a 500 mil dólares
Implementación en los ocho países donde la compañía tiene presencia.

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