Inmigración Global y Viajes de Negocios

La movilidad internacional y los trabajos de los Travel Managers ya son lo suficientemente complicados con la presión de contener los costos, aumentar la comodidad y la satisfacción de los viajeros, y cumplir con su deber de cuidar a sus empleados que viajan en un mundo que cambia rápidamente.

Con las reglas y regulaciones sobre visas e inmigración constantemente cambiando y aumentando en complejidad, el trabajo se está volviendo cada vez más complicado. El aumento de la aplicación de la ley de inmigración, los procesos mejorados de control de entrada en la frontera y las nuevas reglas para revelar la actividad de los viajeros en las redes sociales están llevando el cumplimiento de visas e inmigración a la atención de los Travel Managers.

En este entorno, el cumplimiento de visas e inmigración para sus viajeros de negocios internacionales merece el mismo nivel de cuidado y atención que históricamente se ha otorgado a sus empleados expatriados. ¿Su política internacional de viajes de negocios está a la altura?

CIBTvisas proveedor líder mundial de servicios de visa e inmigración para corporaciones e individuos, nos dan siete recomendaciones principales para una exitosa política internacional de viajes de negocios.

# 1- Formalice la estructura de gestión, comunicaciones y cumplimiento de su programa

Formalice el liderazgo de su programa de movilidad global.
¿Quién es responsable de los viajes de negocios y el cumplimiento de la inmigración? Designe un punto de contacto claro para sus visas globales y su proveedor de inmigración para comunicar información vital y actualizaciones que afecten a su programa. Haga que todas las unidades internas se comuniquen: viajes, movilidad, inmigración, impuestos, legales, beneficios y operaciones. Programe auditorías periódicas de datos, registros y presentaciones ordenadas por el gobierno para garantizar el cumplimiento.

Su proveedor global de visas e inmigración puede brindarle orientación y recomendaciones. Comuníquese regularmente con las unidades comerciales internas y sus proveedores de viajes e inmigración.

# 2 - Consolidar los viajes de negocios y la gestión de inmigración corporativa

Incorpore consideraciones de viajes de negocios en su política de inmigración y programas de cumplimiento. Considere utilizar un único proveedor consolidado de visas e inmigración, que atienda todas sus necesidades, desde visas de negocios y otras visas de viaje hasta autorizaciones laborales a largo plazo. Al utilizar un único socio global capaz de proporcionar el espectro completo de servicios de movilidad global en cada país donde opera, puede lograr ahorros significativos en los costos, reducir el riesgo de cumplimiento y mayores niveles de satisfacción y conveniencia para los empleados.

# 3 - Conozca a su audiencia - Asóciese con unidades de negocios

Identifique los riesgos antes de que se conviertan en problemas al asociarse con sus unidades de negocios. Trabaje con las otras unidades dentro de su organización para identificar actividades, ocupaciones, proyectos y grupos potencialmente de alto riesgo. Luego trabaje para lograr el cumplimiento y reducir el riesgo para este grupo reducido de viajeros primero.

# 4 - Hazlo global

Establezca consistencia global con procesos estándar y sistematizados para todos los viajes y asignaciones de negocios internacionales, independientemente del destino. Desarrolle formularios de autorización, listas de verificación, formularios de admisión, flujos de procesos, listas de documentos, descripciones de tareas y herramientas de evaluación para mejorar el rendimiento de su programa. Realice un seguimiento de sus viajes de negocios utilizando un sistema central, de modo que se identifiquen los grupos de proyectos de alto riesgo.
Es posible que muchos proveedores mundiales de visas e inmigración ya cuenten con estos procesos para apoyarlo y ayudarlo a personalizarlos según sus necesidades.

# 5 - Tecnología de apalancamiento

Utilice sistemas computarizados de viajes e inmigración para rastrear y comunicar la información necesaria del caso, los pasos del proceso, los plazos, las alertas de viaje, los cambios en el itinerario, etc. Algunos proveedores globales de inmigración ofrecen soluciones tecnológicas sofisticadas que se pueden personalizar para su programa. Estas soluciones pueden proporcionar una notificación proactiva de los requisitos de visa cuando los empleados reserven viajes, evaluaciones previas de viajes para el tipo de visa y permiso apropiado, y seguimiento automático de viajes internacionales, requisitos de cumplimiento y plazos.

# 6 - Desarrollar procedimientos escritos

Desarrollar procedimientos de inmigración y viajes de negocios globales por escrito. Comience con cómo se reservan los viajes y los procedimientos que deberían desencadenar, considere también exigir que los empleados (o ciertos grupos de empleados) tomen y firmen la capacitación; pensar en el uso de cartas de presentación para viajes de mayor riesgo. Comience a escribir lo básico y desarrolle desde allí. Comuníquese y adhiérase a ellos para todos los empleados y para todos los viajes y asignaciones internacionales. Una política efectiva es tan buena como su "aceptación" y la adhesión de los empleados que viajan y trabajan internacionalmente.

# 7 - Desarrollar programas integrales de capacitación interna

Capacite a su equipo de movilidad y a sus empleados que viajan o trabajan internacionalmente sobre los riesgos involucrados y sobre estrategias de evasión y respuesta. Los viajeros deben recibir educación sobre los procedimientos de entrada, el trato con los funcionarios de fronteras, las diferencias culturales y las leyes locales. Los gerentes de recursos humanos, movilidad, viajes y unidades de negocios deben ser educados sobre los riesgos y su deber de cuidado, así como sobre sus procesos y procedimientos internos aplicables a los viajes internacionales. Confirme periódicamente que cada persona comprende su papel para mantener el cumplimiento de la empresa. Algunos proveedores mundiales de inmigración realizarán periódicamente capacitaciones internas para su equipo.

¿Está su política internacional de viajes de negocios a la altura del desafío?

Antes de enviar el comentario, usted acepta que: a. Tiene la plena responsabilidad por el comentario que envíe. b. Utiliza esta función solo para propósitos legales. c.No publicar comentarios difamatorios, abusivos, ofensivos, racistas, sexistas, amenazantes, vulgares, obscenos, de odio o de otro modo inapropiados, ni publicar comentarios que constituirán un delito o darán lugar a responsabilidad civil. d. No publicar o poner a disposición ningún material que esté protegido por derechos de autor, marca comercial u otro derecho de propiedad sin el permiso expreso del propietario de los derechos de autor, marca comercial o cualquier otro derecho de propiedad. e. Se evaluará la precisión de cualquier opinión, consejo u otro contenido.