Control del Gasto en Viajes Corporativos

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Por:Gladis Ruiz

18.Jul.2024

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¿Sabías que 3 de cada 10 empleados no reporta Gastos Corporativos?

Pero ¿cuál es el impacto en la compañía?

En México el 20% de los trabajadores no reporta los gastos corporativos, como transporte, comidas o alojamiento. 

El reporte de gastos corporativos es un desafío para las organizaciones mexicanas. Esto se agrava debido a que 3 de cada 10 empleados no documentan ni informan adecuadamente sus gastos para  ✈️ transporte,  🥣 comidas o  🏨 alojamiento y de lo que si se documenta, el 30% presenta irregularidades por falta de control administrativo.

 ¿Qué gastos se reportan mal?

1. Comida y viáticos: Los colaboradores no siempre especifican el motivo de la comida o el viaje, dificultando la comprobación de su necesidad. Además, los tickets suelen estar incompletos; sin fecha, lugar, importe total o la cantidad de personas que participaron.
2.  Kilometraje: Se cometen errores al calcular la distancia recorrida o al usar tarifas incorrectas y no siempre se presentan tickets de peaje o gasolina para respaldar el kilometraje.
3. Materiales y suministros: En ocasiones, los colaboradores compran materiales sin la autorización previa del departamento correspondiente y no siempre se describe claramente el tipo de material o suministro adquirido. Además, se pueden presentar facturas con precios inflados o falsos.
4.  Otros gastos: Algunos colaboradores pueden intentar cargar a la empresa gastos que no tienen relación con su trabajo, como regalos, servicios personales y accesos a espectáculos o de entretenimiento como conciertos o museos. 

¿Qué puedo hacer para controlar el gasto de mis viajes corporativos?

Existen diferentes medidas para controlar el gasto de viajes corporativos como la forma de pago, las negociaciones con proveedores, la planeación, la tecnología entre otros, pero a continuación mencionaremos los que nos pueden ayudar a generar un mayor impacto.

1. Política de Viajes.- Establecer una política de viajes y asegúranos que cada uno de los viajeros conozca previamente la política de viajes. Que conozcan los tiempos de precompra establecidos, tarifas máximas autorizadas y las reglas de la empresa del transporte que se usará, ya que deben cumplir y seguir las normas establecidas para no exceder el presupuesto del viaje.
2. Transportación 

• Transportación aérea: Identificar qué tipo de viajero tenemos; los que viajan con o sin equipaje. Los que tienen múltiples cambios en su itinerario, los que viajan de último momento, etc. El conocer como viajan mis colaboradores nos ayudará a seleccionar la mejor tarifa desde inicio y así prever cualquier cambio o modificación que requieran. Es importante saber que no siempre la tarifa más económica es la que me va ayudar a generar ahorros.
• Transporte Terrestre:

•        Taxis- Hoy en día la tecnología nos permite el uso de taxis de aplicaciones. Estas nos permiten tener a la mano las tarifas según las distancias y podemos hacer todas las reservas desde el inicio, así podemos saber qué presupuesto deberemos tener, además de que los trabajadores solo deberán esperar por su vehículo sin preocuparse.

      3. Hospedaje: Deberás considerar las ubicaciones de las reuniones, las opciones de hoteles cercanas al lugar, las distancias y los tiempos que le llevaría al colaborador llegar hasta su punto de encuentro. Pués esto no solo nos ayuda a reducir gastos de traslado si no también incrementa la seguridad y comodidad al colaborador.

      4.- Facturación:  Es importante que el colaborador genere gastos que le permitan obtener un comprobante fiscal, y cuando hablamos de comprobante fiscal nos referimos a facturas y no ha notas de remisiones u hojas de papel. Pídele, y educa a tu colaborador que todo gasto generado durante su viaje debe tener una factura que lo avale.