La Seguridad es Primero: Protocolos urgentes para eventos masivos

Hace unos días el país volvió a conmocionarse con una tragedia que se pudo evitar: el colapso de una estructura en una plataforma de tijera en el Parque Bicentenario, que terminó con la vida de dos fotógrafos.

Como Meeting Planners, no podemos guardar silencio ni ignorar lo que esto representa para nuestra industria. Porque más allá del impacto mediático o legal, hablamos de vidas humanas.

El montaje de escenarios, estructuras móviles, torres de iluminación y plataformas elevadas forma parte del día a día de muchos de nuestros eventos. Y aunque los detalles de este caso específico siguen saliendo a la luz, hay una lección que no podemos pasar por alto: la seguridad no puede ser responsabilidad exclusiva del proveedor técnico o del venue. La seguridad debe ser parte integral del diseño, planeación y ejecución del evento.

¿Qué protocolos deberíamos tener como base mínima?

1. Estudio de riesgos y condiciones climatológicas previas al montaje.

No basta con ver el pronóstico del clima. Se deben cruzar datos como dirección del viento, rachas esperadas, posibilidad de lluvia, temperatura y humedad. Esto no solo el día del evento, sino durante los días de montaje y desmontaje.

2. Validación técnica de estructuras móviles.

Plataformas tipo tijera, grúas, andamios y torres deben contar con certificación vigente, mantenimiento registrado, y operarse por personal capacitado. Como organizadores, debemos solicitar y revisar estos documentos antes del evento.

3. Supervisión continua del montaje.

El Meeting Planner debe designar un responsable de seguridad en sitio que supervise la instalación y se comunique directamente con el proveedor técnico y el venue. Esta persona debe tener autoridad para detener el montaje si hay condiciones inseguras.

4. Señalización clara y en múltiples niveles

• Señales visibles en todas las zonas de riesgo (áreas elevadas, backstage, pasillos técnicos).

• Uso de cinta de delimitación, barreras físicas y staff que controle accesos.

• Protocolos de evacuación bien señalados y comunicados a todo el equipo.

5. Briefing de seguridad obligatorio para todos los equipos técnicos y de producción

Antes de iniciar labores, se debe realizar una reunión de seguridad donde se expliquen riesgos específicos del evento, condiciones del día, y procedimientos de emergencia.

Nuestra responsabilidad como Meeting Planners

Organizar eventos no solo es producir momentos memorables: es también garantizar que cada persona desde el talento en el escenario, hasta el fotógrafo que trabaja en las alturas regrese a su casa sano y salvo.

Ser Meeting Planner no se trata solo de creatividad, logística o presupuestos. También somos responsables de prever lo que puede salir mal. Y cuando se trata de estructuras móviles o montajes masivos, no hay excusa para improvisar.

Hoy, el reto es claro: debemos elevar nuestros estándares y protocolos. No esperemos que la tragedia nos obligue. Seamos quienes marcan la diferencia entre un gran evento y una gran tragedia.

Pero como dice el dicho "Después del niño ahogado queremos tapar el pozo", aun nos falta mucho por capacitarnos y hacer que las cosas sucedan de forma segura.

Sobre el autor: Francisco Cachafeiro

Francisco Cachafeiro “Cacha” es Socio Fundador de Corad Meeting Planner, empresa con más de 25 años de trayectoria en la organización de eventos corporativos, sociales y de placer. Es licenciado en Administración de Empresas por la Universidad del Valle de México y cuenta con estudios de Alta Dirección en la Universidad Iberoamericana y el Tecnológico de Monterrey.

Fue presidente del capítulo México de MPI en 2020-2021 y es reconocido como uno de los meeting planners más influyentes del país. Su pasión por la capacitación, la sostenibilidad y la profesionalización de la industria de reuniones lo ha llevado a participar como conferencista en congresos nacionales e internacionales.

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