Lista de verificación para viajes de negocios

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Business Travel Magazine

19.May.2021

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Queridos colegas, la pandemia del COVID nos ha cambiado mucho, tanto a nivel privado como profesional. Con el levantamiento de numerosas restricciones y la prohibición de viajar en todo el mundo, en AirPlus estamos dando los primeros pasos hacia la normalidad, y esto incluye el trato con los viajes de negocios.

¡Usted y su salud tienen la máxima prioridad para nosotros! No solo debe estar preparado para que sus viajes de negocios sean diferentes a los habituales, sino que también debe prestar especial atención a usted mismo y a su salud. Si no se siente cómodo antes de un viaje o si tiene la impresión de que quizás no esté seguro en el lugar, comuníquese con su supervisor, el Departamento de Recursos Humanos y el Equipo de Gestión de Viajes.

Antes de planificar su próximo viaje de negocios, consulte la siguiente lista de verificación; si tiene alguna pregunta, comuníquese con la Administración de viajes:

1. Prepare cuidadosamente sus planes de viaje de negocios.

• Necesidad del viaje de negocios: Antes de reservar su viaje de negocios, hágase las siguientes dos preguntas:

• ¿Mi viaje de negocios es absolutamente necesario y no se puede posponer?
• ¿La cita requiere absolutamente mi asistencia personal?
• ¿Son posibles alternativas como llamadas telefónicas o reuniones web?
• ¿Mi viaje de negocios es absolutamente necesario y no se puede posponer?
• ¿Son posibles alternativas como llamadas telefónicas o reuniones web?

       1.2. Normas de higiene y entrada específicas del país y documentos necesarios.

• Debido a la pandemia de COVID, se aplican en el extranjero cambios en las regulaciones para viajes, entrada, cuarentena e higiene.  
• Consulte con el Ministerio Federal de Relaciones Exteriores de Alemania para ver si hay una advertencia de viaje para su destino y si es posible que se requieran ciertos documentos de viaje (por ejemplo, prueba negativa de Covid-19).
• Preste especial atención a las regulaciones de cuarentena a la entrada o al regreso.

       1.3. Proceso de aprobación Todos los viajes de negocios deben ser aprobados por el Director de área correspondiente antes del inicio del viaje. Además, se debe contactar o al menos informar a la Administración de Viajes antes de cada viaje de negocios.

       1.4. Selección del medio de transporte Prefiera proveedores que pueda reservar y pagar en línea, haga reservaciones de asientos si es posible.

• Al planificar su viaje, tenga en cuenta los tiempos de espera y de viaje prolongados debido a las normas locales de seguridad e higiene.
• Obtenga información sobre si hay conexiones aéreas, de autobús o ferroviarias disponibles.
• Consulte con el hotel para saber si hay alojamiento y desayuno disponibles.
• Infórmese sobre los conceptos de higiene de los proveedores de servicios de movilidad y los socios comerciales que lo invitan antes de comenzar su viaje.
• ¿Es posible que haya diferentes horarios para el desayuno en el hotel a fin de respetar las normas de distancia?
• Los sistemas de aire acondicionado de los aviones estarán en funcionamiento continuo y al más alto nivel en el futuro - recuerde traer ropa de abrigo.

2. Manténgase saludable en su viaje de negocios.

       2.1. Normas de seguridad e higiene durante el viaje.

• Mantenga una distancia mínima de 1,5 metros con sus socios comerciales, clientes, compañeros de viaje u otras personas.
• Use su máscara en todos los medios de transporte, en estaciones de tren y aeropuertos y, si es posible, en todos los lugares públicos.
• Lávese las manos con regularidad.
• Si es posible, no se toque la cara.
• Evite eventos y lugares concurridos.
• Evite el efectivo: pague con tarjeta de crédito si es posible.
• Viajen en el automóvil en grupos de no más de dos, con una máscara y, si es posible, a la distancia mínima, si es necesario, una en la parte delantera y otra en la parte trasera del automóvil.
• Manténgase al día con las normas de seguridad del país de viaje. 

       2.2. Comportamiento en caso de enfermedad 

Las pandemias generalmente están cubiertas por el seguro de viaje al extranjero a menos que el Ministerio Federal de Relaciones Exteriores de Alemania haya emitido una advertencia de viaje. Independientemente de la ubicación de la empresa, solo las advertencias de viaje emitidas por el Ministerio Federal de Relaciones Exteriores de Alemania son relevantes para la cobertura del seguro. Esto significa que, en caso de enfermedad, la compañía de seguros generalmente pagará el tratamiento y, posiblemente, el transporte de regreso necesario. Sin embargo, se aplica una excepción a los viajes a áreas para las que el Ministerio Federal de Relaciones Exteriores de Alemania ha emitido una advertencia de viaje. Si un viaje ha comenzado después de que ya se emitió una advertencia de viaje, no hay cobertura de seguro. Si una persona asegurada ya se encuentra en un área para la que se ha emitido una advertencia de viaje, la cobertura de su seguro finalizará 14 días después de la advertencia de viaje.

      2.3. Después del viaje de negocios.

• Observe su estado de salud después de su viaje. Si sospecha que tiene Covid-19, llame a su médico de cabecera o la autoridad sanitaria pertinente.

Mauricio Pesquera. Egresado del Instituto Politécnico Nacional de la Carrera de Relaciones Comerciales. Con más de 20 años de experiencia en la industria del turismo y los viajes de negocios. Trabajo en Sabre Mexico durante 17 años, en su momento una de las 10 mejores empresas para trabajar en Mexico en el área de ventas y Servicio a Clientes. Hoy se desempeña como Gerente de Ventas y Account Manager para Lufthansa AirPlus Mexico desarrollando estrategias y soluciones óptimas para las corporaciones fortaleciendo sus programas de viaje en colaboración con las Travel Management Companies.