La reactivación de los Viajes Corporativos a pesar del COVID

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Claudia Barajas

19.Ago.2020

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Una encuesta realizada por FCM Travel Solutions indica que las industrias líderes que esperan regresar al negocio de los viajes son:

En un 69% la industria de la construcción, 64% la industria minera, y 52% industrias mixtas.

Las empresas adoptarán un enfoque escalonado para reanudar los viajes de negocios nacionales e internacionales durante los próximos 12 meses.

Para que podamos tener esta recuperación se necesitan 3 cosas:

• Confianza por parte de los viajeros    
• Oferta y propuesta de valor de proveedores que garanticen los viajeros estén en un ambiente seguro y desinfectado.
• Facilidad: ¿Qué tan fácil se vuelve viajar? Verificar cuales son las fronteras cerradas, checar restricciones de viajes, visas, vacunas, etc.
• Y algo muy importante: La Conciencia, compromiso y cumplimiento de las restricciones por parte del viajero. Se necesita un viajero responsable.

Un actor imprescindible que juega el papel muy importante para que los viajes de negocios se lleven a cabo de la manera correcta es el Travel Manager de los corporativos, por lo cual tienen que estar al día en la parte de la alfabetización digital, conocer el manejo de las herramientas en línea. Asegurarse de las medidas que los diferentes países están llevando a cabo para recibir a los viajeros mexicanos y extranjeros, cómo tratarán al viajero en el país al que viaja e incluso dentro de México.
Verificar el cierre o apertura de fronteras, lo que los gobiernos indiquen, consultar cuales son las medidas de bioseguridad para el ingreso a los diferentes países, las restricciones de viaje y cierre de fronteras.

En el caso de nuestro continente, México, Ecuador, República Dominicana, Nicaragua y Jamaica, sus fronteras se encuentran abiertas y sin restricciones al tráfico aéreo internacional.

Estados Unidos, Brasil y Cuba son los únicos países del continente americano que cuentan actualmente con restricciones parciales a la entrada de vuelos comerciales.
Probablemente veremos nuevos brotes y nuevas reglas de cuarentena, de ahí la importancia de mantenernos actualizados.

Desde el pasado 19 de marzo, la Unión Europea y los países UE+ aplican medidas de restricción a los viajes NO esenciales desde terceros países hacia la Unión Europea. Las medidas buscan restringir el ingreso a Europa de personas cuyo propósito de viaje no sea considerado como esencial (por ejemplo, turismo).
México NO está incluido en la lista actualizada al 30 de julio (ver lista):

https://embamex.sre.gob.mx/paisesbajos/images/Seccion_Consular/ListaDePaises300720.pdf

Si un mexicano tiene planeado viajar a algún destino de la UE+, no se le permitirá el ingreso en tanto permanezcan vigentes estas medidas de restricción.

• Excepciones: Estudiantes, Diplomáticos, pasajeros con doble nacionalidad. (verificar cada país los requisitos de ingreso ya que todos los días cambian)

Una vez abiertas las fronteras y se requiera viajar al extranjero, los ciudadanos mexicanos se tienen que registrar en el SIRME (Sistema de Registro para Mexicanos en el Exterior). A través de este sistema, las personas pueden recibir información puntual para evitar encontrarse con condiciones adversas al viajar y situaciones de emergencia en cualquier país extranjero.

Debemos estar atentos de dichas actualizaciones, tomando en cuenta que para todos los residentes en países que no están incluidos en esta lista, se prologan las medidas de restricción de manera indefinida hasta que puedan ser incluidos. Las regulaciones de viaje en algunos países de Europa piden 14 días de cuarentena entrando a ese país.

Restricciones de viaje por país, mapa interactivo IATA:

Mapa mundial interactivo COVID-19 de IATA con restricciones de viaje por país

El viaje corporativo es vital, las empresas van a necesitar tener reuniones face to face, por lo tanto, es de suma importancia el Travel Manager evalúe el destino y nacionalidad de los viajeros, las medidas previas, durante y post viaje.

Antes del vuelo, los pasajeros tendrán que llenar el “Cuestionario de Identificación de Factores de Riesgo en Viajeros” y presentar el código QR en el filtro del aeropuerto.

¿Cómo abordarán todos los países del mundo estas nuevas situaciones?

No sabemos cuánto tiempo pasará hasta poder viajar sin importar de dónde sea o dónde haya ido. Y ningún programa de viajes corporativos superará las realidades médicas y los obstáculos geopolíticos que lleguen a ocurrir. De ahí la importancia de la asistencia y cuidado al viajero.

Leer: El “Duty of Care” en relación con los viajes de negocios

El mundo ha cambiado, y con ello la forma de viajar.

Los Travel Managers deben comenzar a prepararse para ver cómo evolucionará su posición dentro de la empresa para la que trabaja. El programa de viaje ya no se basa en obtener el mejor precio. Se trata de permitir que las personas adecuadas viajen bajo un protocolo de seguridad, que cubran cualquier eventualidad cuando no se puede evitar el viaje.

Leer: Travel Risk

También es necesario que el Travel Manager verifique cuántos de los servicios que usa hoy son proporcionados por su TMC (Travel Management Company) y cuántos son provistos por proveedores de tecnología de viajes externos. Es posible que necesite una nueva gama de servicios para respaldar el futuro programa de viajes. Es probable que esto incluya nuevas empresas que ofrecerán nuevos servicios que antes no se necesitaban, como es el caso de la nebulización, contratar enfermera para supervisión de aplicación de pruebas Covid a los colaboradores, etc.

Los Travel Managers tendrán que tomar medidas y acciones como aprobaciones adicionales previas al viaje: 

• Las políticas de viaje tienen que cambiar, se tienen que actualizar, reescribir y adecuar a las necesidades no solo de la empresa, si no a lo que hoy en día acontece a nivel mundial.
• En conjunto con sus proveedores: Hoteles, aerolíneas, arrendadoras, etc. revisar, verificar y actualizar los convenios corporativos.
• Implementar y adaptar todos los procesos: Logística, auditoria, control de gastos, nuevos procesos de autorización.
• Identificar KPIs (Key Performance Indicators) o indicadores de gestión para medir el cumplimiento de la política.
• Mejorar la calidad en la información de los perfiles de viajero, verificar si tienen alguna enfermedad preexistente que pueda poner en riesgo su salud durante el viaje, incluir su número de celular y pueda ser localizado con mayor facilidad.
• Incluir medidas de programas de viaje ante la nueva normalidad.
• Rastrear a todos los pasajeros que viajan por medio de las alertas de viaje.
• Ajustar o incrementar límites de las tarjetas corporativas de pasajeros que estén en viaje.
• Proporcionar equipos de protección personal a sus viajeros

¿Qué pasaría en caso que un viajero esté en otro país y se infecta?

La responsabilidad de una empresa es velar por el bienestar de sus empleados desde una perspectiva moral, legal, de salud y seguridad de los mismos, así como los desafíos operativos.

Es esencial contar con un seguro de viajero, verificar que las clausulas cubran hospitalización, pandemias, repatriación de restos. (Una repatriación no baja de $100 mil usd).

Si los afectados por COVID-19 no hubieran contado con un seguro y asistencia al viajero, habrían pagado un promedio de 448 mil pesos para tratar la enfermedad. El caso más costoso que han pagado las aseguradoras asciende a 15.3 millones de pesos.

El viajero una vez regresando de un viaje tendría que hacer cuarentena antes de regresar a la empresa.

Para que los viajes de negocios repunten, los Travel Managers de los diferentes corporativos tienen que poner todo su talento y reescribir sus políticas de viaje, ya no será necesario reservar la tarifa más económica, sino la que más se ajuste al viajero y a las necesidades de la empresa, aplicar las tarifas corporativas que sean flexibles y permitan cambios.

¿Qué vas a hacer tú como viajero para que tu viaje sea todo un éxito?

Esta crisis también es una oportunidad para que los Travel Manager refuercen su posicionamiento como actor imprescindible dentro de las corporaciones, siendo valorados como se merecen por sus empresas.

 
^{Claudia Barajas, apasionada y especialista de los viajes corporativos, y Directora General de Business Travel Magazine.}